Cómo digitalizar el proceso de Compras?

Cuáles son las alternativas más efectivas a la hora querer digitalizar el proceso de compras? 

Realizamos una encuesta entre la comunidad de compradores de Laticompras para comprender cuál es la alternativa más elegida a la hora de transformar digitalmente el área de compras.

Desde ya es necesario considerar las diversas situaciones generales que puede presentar una empresa y que el camino de la digitalización dependa mucho de esto. Pero a pesar de todo, los resultados de la encuesta presentan una clara tendencia que se viene produciendo en el mercado de las nuevas tecnologías aplicadas en compras.

Por la experiencia vivida en varios proyectos orientados a la digitalización del proceso de compras, las empresas por lo general se enfrentan con el desafío de mantener y optimizar el uso de su ERP actual, o cambiarlo por completo por resultarles poco “amigable” para los objetivos esperados, o complementarlo integrando otras soluciones más especificas y efectivas diseñadas especialmente para dar solución a una etapa del proceso de compras. Dada estas alternativas, veamos cuales fueron los resultados más utilizados.

28% Dice que la mejor alternativa elegida es la de desarrollar el ERP actual

PROS: realmente el costo a corto plazo puede ser claramente menor en dinero y tiempo de implementación, donde muchas veces se consiguen importantes avances sobre todo por no haber utilizado integralmente las herramientas ya disponibles desde el inicio

CONTAS: mas allá de avanzar en algunas mejoras posibles, la estructura de los módulos de compra en ERP genéricos por lo general no están diseñados para dar solución efectiva a cada instancia del proceso, sino mas bien como herramientas complementarias a otros módulos mas centrales como ser la facturación o contabilidad de la empresa. Es así como por lo general cualquier mejora del ERP actual se queda corta y no se logra completar el propósito buscado. Por lo general se suele llegar a automatizar el proceso, pero con un limitado sistema de gestión de inventarios, o se avanza en digitalizar las requisiciones y ordenes de compra, pero con mucha rigidez a la hora de generarlas, o se gestiona el pago a proveedores digitalmente, pero sin poder lograr trazabilidad en toda la operación, o no se cuentan con reportes eficientes o indicadores que deben ser generados desde otros sistemas. Por lo general, esta alternativa puede ser una opción de corto plazo, pero no permite alcanzar el máximo potencial de automatización que ofrecen hoy las nuevas tecnologías.

 

44% Dice que la mejor alternativa elegida es integrar otros sistemas al ERP utilizado

PROS: el mercado de las nuevas tecnologías en compras se expande de manera continua en los últimos 5 años con soluciones cada vez más efectivas diseñadas exclusivamente para facilitar la gestión en cada detalle del proceso de compras. Esta orientación permite encontrar soluciones optimas para la digitalización de los procesos. Logran un grado de especialización en cada tarea que es muy difícil encontrar un modulo de ERP que las iguale. Además, la flexibilidad que tienen para integrarse con cualquier sistema y su bajo costo ofrece un equilibrio cada vez mas demandado. Como lo indica la encuesta, parece ser esta la opción más elegida y ser la orientación hacia donde va el mercado

CONTAS: aunque estas soluciones complementarias tienen amplia flexibilidad, la integración con los ERP más utilizados no siempre resultan fáciles de concretar de manera efectiva, implicando ciertos costos y tiempos por lo general no bien estimados. La inexperiencia de unos y la poca apertura de otros hace que en muchos proyectos de integración de sistemas se tarde mucho más de lo esperado, y finalmente no se logren integraciones idealmente diseñadas. Por suerte, el mercado esta madurando. El avance de las nuevas tecnologías y su especialización es tan rápido, que aquellos que no evolucionen en ese sentido quedaran obsoletos. De alguna manera hoy tal vez el costo de la “matriz” de integración sea relativamente alto, pero imaginamos en un futuro cada vez más cercano la posibilidad de integrar sistemas de manera rápida y económica. Mas allá de estas cuestiones, es importante destacar también la dificultad que encuentran algunas empresas a la hora de integrarse manteniendo su política de seguridad de datos, mas allá de los beneficios esperados.

 

28% Dice que la mejor alternativa elegida es cambiar a un ERP más eficiente

PROS: en muchos casos, sobre todo cuando se dispone de Sistemas de Gestión muy viejos y con poca capacidad de desarrollo, es más recomendable realizar un cambio integral, a seguir poniéndole “parches” a una solución que nunca llegará. Desde ya cambiar el ERP generará un gran desafío para la empresa mas allá de digitalizar el área de compras, pero de esta forma seguramente será factible avanzar claramente hacia el objetivo deseado. Lograr salir de un ERP ineficiente generará amplios beneficios y mejoras en toda la organización.

CONTAS: mas allá de su costo, el esfuerzo requerido en el proceso de migración de un sistema a otro, puede ser critico y traumático, requiriendo un convencimiento pleno de toda la organización para generar este gran cambio. No estar preparado profesional y emocionalmente puede generar retrasos o hasta fracasos en medio del camino. Sin dudas puede generar un gran cambio e impacto, pero debe de evaluarse previamente y tomar una decisión muy bien planificada y no emocional.