Reducir la carga administrativa en compras ayudados por las nuevas tecnologías hoy en día es una realidad que toda empresa debería perseguir para focalizar sus recursos en actividades de agregado de valor.
Una de las forma de abordar este objetivo es analizar el proceso de compras transversalmente, identificando en cada una de las etapas aquellas tareas que puedan simplificarse, automatizarse o hasta eliminarse del mismo. Otra clara estrategia para encarar el mismo objetivo es analizar la gestión del gasto segmentado por categorías, donde según la ley de Pareto, el 80% de la carga administrativa se encuentra concentrada mayormente en Categorías No Productivas, que representan no más allá del 20% del gasto de una empresa.
Hoy en día, existen diversas soluciones tecnológicas disponibles que permiten fácilmente agilizar o hasta delegar la gestión de compras de manera práctica y simple de acceder. En muchos casos estas soluciones son propuestas directamente por algunos proveedores que incluyen soluciones digitales para la gestión del abastecimiento, como ser en artículos de librería, cafetería y almacén, ferretería y otros varios.
Utilizando esta estrategia en empresas donde se mantiene aún una gestión tradicional del abastecimiento, se ha podido comprobar que aplicando el uso de nuevas tecnologías es posible reducir la carga administrativa de hasta en 10 horas mensuales de gestión de un comprador. Analice usted la potencialidad de aplicar similar estrategia en la totalidad de las categorías no productivas y utilizar por ejemplo ese tiempo disponible en relacionarse estratégicamente con proveedores más representativos o ampliar el conocimiento del mercado.
Si analizamos detalladamente el perfil de las categorías no productivas, el flujo de requisición, compra y abastecimiento y la gestión necesaria para su resolución, podemos ver claramente como las nuevas tecnologías pueden aplicarse simplificando al máximo las tareas. Gracias a ellas es posible pensar que una vez definido el proveedor, precios y condiciones de compra, la gestión de abastecimiento puede ser delegada directamente en los requirentes o hasta en un eficiente sistema de gestión de stocks.
Estas nuevas tecnologías no solo simplifican al máximo la gestión de requisiciones de múltiples ítems y requirentes, sino que posibilitan acotar y especificar claramente el catálogo de productos, gestionar presupuestos, definir flujo de autorizaciones y establecer metas de ahorros transversalmente entre las áreas intervinientes, entre otra ventajas. Un nuevo modelo de gestión está disponible en el mercado y es necesario identificar las oportunidades e incorporar la tecnología a la función de compras para disfrutar de sus ventajas competitivas.
Ir mas allá es posible al tratarse de tareas que no agregan valor en la empresa. Para ello existen empresas que ofrecen el servicio de outsourcing de la gestión integral de este tipo de compras, o pensando en nuevas tecnologías, los modelos de vending industrial o almacenes verticales, es el futuro que ya es una realidad en varias empresas.
Mucho por aprender y avanzar en Categorías No Productivas. Mejorar la gestión de compras es una tarea inagotable.